Muchammad Ilham Ma'aarij
2ka18
14112746
Berkomunikasi merupakan kegiatan rutin manusia sejak mereka
dilahirkan; mulai dari tangisan sang bayi yang menyampaikan pesan berisi
kebutuhan psikologis dan fisiologisnya, sampai dengan pesan berisi kebutuhan
komplementer orang dewasa. Semuanya tidak terlepas dari proses penyampaian
dan penerimaan pesan yang disebut komunikasi. Yang menarik dari komunikasi itu
sendiri adalah keunikan dari karakter gaya komunikasi yang dimiliki setiap
individu. Kajian terhadap komunikasi organisasi merupakan hal yang
paling relevan untuk menampilkan peranan masing-masing individu dan kelompok.
Begitu juga terhadap organisasi formal sebagai usaha untuk menggambarkan
karakteristik organisasi dan melahirkan kualitas yang bersifat unik sebagai
wahana pengelompokkan manusia masing-masing memiliki kepribadian, individu dan
kelompok.
Pengertian Dan Proses
Komunikasi
Istilah
komunikasi (Bahasa Inggris : communication) mempunyai banyak arti. Menurut asal
katanya (etimologi), istilah komunikasi berasal dari bahasa Latin, yaitu
communis, yang berarti sama (common). Dari kata communis berubah menjadi kata
kerja kommunicare, yang berarti menyebarkan atau memberitahukan. Jadi menurut
asal katanya, komunikasi berarti menyebarkan atau memberitahukan informasi
kepada pihak lain guna mendapatkan pengertian yang sama.
Pendapat ahli Wexley dan Yukl mengatakan: “ Komunikasi
dapat diberikan definisi sebagai pengiriman informasi antara dua orang atau
lebih”.
Sedangkan Mc. Farland memberi definisi sebagai
berikut, Komunikasi dapat didefinisikan sebagai interaksi atau proses hubungan
saling pengertian antar manusia. Dari beberapa definisi tersebut dapat diambil
kesimpulan bahwa komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi dari satu
pihak kepada lain pihak untuk mendapatkan saling pengertian. Dari definisi
tersebut terkandung dua pengertian, yaitu proses dan informasi.
Proses Komunikasi
Proses
merupakan suatu rangkaian daripada langkah-langkah atau tahap-tahap yang harus
dilalui dalam usaha pencapaian suatu tujuan. Proses komunikasi merupakan
rangkaian dari langkah-langkah atau tahap-tahap yang harus dilalui dalam
pengiriman informasi. Komunikasi dalam organisasi adalah kelaziman
untuk mengatur hubungan antar individu, kelompok. Dalam sebuah organisasi
sangat ditentukan oleh kedudukan orang itu pada struktur dan Hierarki dalam
organisasi tersebut. Dewasa ini organisasi menetapkan peran (roles) kepada
setiap orang yang menjadi anggota agar peran-peran itu kemudian
dioperasionalkan kedalam tugas (task) dan fungsi (function). Proses kerjasama
dalam melaksanakan perubahan atau percepatan perubahan dalam organisasi disebut
“Komunikasi Organisasi”
Arti Penting serta Peran
Komunikasi dalam Organisasi
Sebagaimana
telah diutarakan bahwa komunikasi merupakan proses penyampaian informasi dari
satu pihak kepada pihak lain untuk mendapatkan saling pengertian. Yang dimaksud
dengan komunikasi dalam organisasi adalah suatu proses penyampaian informasi,
ide-ide, di antara para anggota organisasi secara timbal-balik dalam rangka
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu masalah komunikasi dalam
organisasi menyangkut dua segi, yaitu masalah komunikasi itu sendiri dan
masalah organisasi. Misalkan masalah pengambilan keputusan, masalah pelimpahan
wewenang, masalah pengawasan, masalah susunan organisasi (bagan dan struktur
organisasi), masalah metode kerja, masalah kondisi kerja para pegawai, dan lain
sebagainya. Intinya semua masalah yang timbul dalam organisasi akan segera
dapat diatasi apabila komunikasi yang berlangsung dalam organisasi akan
berjalan dengan baik apabila arus informasi dalam organisasi itu sendiri tidak
menghadapi hambatan.
Jenis Komunikasi
Manusia sebagai makhluk sosial pastilah saling berkomunikasi antara satu
manusia dengan manusia yang lainnya. Komunikasi yang baik adalah komunikasi dua
arah di mana keduanya saling memahami apa yang sedang mereka bicarakan. Namun
pada kenyataanya, tidak semua orang pandai dalam menyampaikan apa yang
dipikirkannya dengan berkomunikasi sehingga cara berkomunikasi pun berkembang
menjadi beberapa jenis.
Jenis-jenis komunikasi yang berkembang ini perlu dipelajari dan
diketahui semua pihak untuk melancarkan proses bertukar pendapat. Selain dengan
mengetahui jenis-jenis komunikasi akan mempermudah cara penyampaian informasi
dalam berkomunikasi dalam kehidupan sehari-hari.
Jenis Komunikasi Berdasarkan Media Tutur
Seperti yang sudah disebutkan di atas, proses komunikasi bisa
dilakukan dengan berbagai media perantara. Oleh sebab itu, jenis-jenis
komunikasi berdasarkan media tuturnya tersebut dapat dibagi menjadi :
· Komunikasi Lisan
Komunikasi lisan secara langsung adalah komunikasi yang dilakukan
oleh dua orang atau lebih yang saling bertatap muka secara langsung dan tidak
ada jarak atau peralatan yang membatasi mereka. Komunikasi lisan ini terjadi
pada saat dua orang atau lebih saling berbicara/berdialog, pada saat wawancara,
rapat, berpidato.
Komunikasi lisan yang tidak langsung adalah komunikasi yang dilakukan
dengan perantaraan alat seperti telepon, handphone, VoIP dan lain
sebagainya karena adanya jarak antara si pembicara dengan lawan bicara.
· Komunikasi Tulisan
Komunikasi tulisan adalah komunikasi yang dilakukan
dengan perantaraan tulisan tanpa adanya pembicaraan secara langsung dengan
menggunakan bahasa yang singkat, jelas dan dapat dimengerti oleh penerima.
Komunikasi tulisan dapat berupa surat-menyurat, sms, e-mail dan
lain sebagainya.
Komunikasi tulisan juga dapat melalui naskah-naskah yang
menyampaikan informasi untuk masyarakat umum dengan isi naskah yang kompleks
dan lengkap seperti surat kabar, majalah, buku-buku. Gambar dan foto pun dapat
menyampaikan suatu komunikasi secara tulisan namun tanpa kata-kata. Begitu pula
dengan spanduk, iklan dan lain sebagainya.
Yang perlu diperhatikan dalam melakukan komunikasi adalah sifat
dari jenis-jenis komunikasi itu sendiri.
Jenis Komunikasi Berdasarkan Sifatnya
Selain membedakan jenis komunikasi
berdasarkan media tuturnya, kita juga bisa membedakan jenis komunikasi
berdasarkan sifatnya. Yang dimaksud sifat di sini adalah tingkat keaktifan
penutur pada saat melakukan proses komunikasi dengan lwan tuturnya. Berikut
adalah jenis komunikasi dilihat secara sifatnya :
· Komunikasi Agresif
Komunikasi agresif adalah komunikasi yang lebih didominasi oleh
satu pihak, sedangkan pihak yang lainnya hanya sebagai pendengar/pasif.
Komunikasi agresif ini biasanya bersifat mengendalikan lawan bicaranya.
Ciri-ciri komunikasi agresif adalah:
1. Lebih menekankan pada kemauan/kehendaknya
sendiri.
2. Bernada keras dan bermusuhan
3. Menginterupsi pembicaraan lawan bicaranya.
4. Menggunakan kata-kata yang memojokkan lawan
bicara
5. Berargumentasi dengan berbagai cara agar apa
yang dikemukakannya menang.
· Komunikasi Pasif
Komunikasi pasif merupakan lawan dari komunikasi agresif. Pelaku
komunikasi pasif biasanya membiarkan dirinya menjadi pendengar dan tidak mampu
mempertahankan pendapatnya sendiri secara langsung.
Ciri-ciri komunikasi pasif:
1. Lebih banyak mendengar dan tidak mengungkapkan
apa keinginan atau pikirannya.
2. Mengikuti kata-kata atau kemauan orang lain yang
menjadi lawan bicaranya untuk menghindari konflik atau keributan.
3. Minta maaf berlebihan.
4. Tidak biasa mengambil keputusan.
5. Tidak tahu apa yang sebenarnya diinginkannya.
· Komunikasi Asertif
Komunikasi asertif adalah komunikasi dua arah, bersikap terbuka
dan saling menghargai. Komunikasi secara asertif ini tidak mementingkan dirinya
sendiri namun memperhatikan pula apa yang dibicarakan lawan bicaranya sehingga
tercipta komunikasi yang saling menjaga perasaan.
Ciri-ciri komunikasi asertif:
1. Saling terbuka dan jujur terhadap pendapat diri
sendiri dan orang lain.
2. Mendengarkan dan memahami pendapat orang lain.
3. Mencari solusi dan keputusan secara
bersama-sama.
4. Menghargai pendapat orang lain dan juga diri
sendiri. Walau timbul konflik, komunikasi ini akan mencari solusi untuk
menyelesaikan konflik tersebut.
Komunikasi Efektif
Seperti darah, bagi suatu organisasi
komunikasi yang efektif sangat penting, dan miskomunikasi akan memberi
kontribusi yang dapat disamakan dengan rusaknya sistem peredaran darah dalam
lebih dari satu sistem organisasi. Sesuatu yang nampaknya sederhana, seperti
lokasi fisik tempat bekerja ternyata mampu memberikan pengaruh yang sangat
besar terhadap proses keberhasilan komunikasi. Tanpa komunikasi yang efektif
diantara berbagai pihak yang terlibat didalamnya, pola hubungan dalam suatu
organisasi tidak akan mampu melayani kebutuhan berbagai pihak dengan baik.
Komunikasi yang efektif penting bagi para manajer karena tiga alasan utama.
Pertama, komunikasi menyediakan saluran umum untuk proses manajemen, yaitu
merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan. Manajer
mengembangkan rencana lewat komunikasi dengan orang lain dalam organisasi dan
mengorganisasikan untuk melaksanakan rencana tadi dengan berdialog dengan para
karyawannya mengenai cara terbaik untuk mendistribusikan wewenang dan desain
pekerjaan. Manajer mengetahui bahwa kebijakan yang menimbulkan motivasi,
kepemimpinan, dan mengelompokan serta membentuk tim diaktifkan lewat pertukaran
informasi secara teratur. Kedua, ketrampilan komunikasi yang efektif dapat
membuat manajer menggunakan berbagai bakat yang tersedia dalam dunia
multibudaya dari organisasi. Globalisasi bisnis pasti menempatkan tantangan
bagi kemampuan berkomunikasi manajer. Ketika manajer mempunyai kebiasaaan dan
ekspresi serta arti yang mungkin tampak amat asing, mereka mungkin tergoda
untuk mengelak dan menghindar untuk mencoba berkomunikasi. Itu kemungkinan
merupakan peluang yang hilang. Komunikasi, seperti aktifitas intelektual lain,
dapat diasah dengan menghadapi keadaan yang baru dan menantang. Organisasi
dapat merupakan wahana yang tepat untuk mempelajari hal itu. Ketiga, ternyata
manajer menghabiskan banyak waktunya untuk berkomunikasi. Jarang sekali kita
menjumpai manajer sendirian dimejanya berpikir, membuat rencana, atau
mempertimbangkan berbagai alternatif. Kenyataannya, waktu manajerial banyak
dihabiskan dalam komunikasi bertatap muka, elektronik, atau lewat telepon
dengan karyawan, supervisor, pemasok, atau pelanggan.
Komunikasi dalam Organisasi
Keseluruhan faktor yang telah dibahas dalam
hubungan dengan komunikasi antar pribadi juga berlaku untuk komunikasi dalam
organisasi, yang juga mencakup penyampaian pesan secara akurat dari satu orang
kepada satu atau lebih orang lain. Selain faktor-faktor tersebut, struktur,
wewenang, desain pekerjaan organisasi, dan lain-lain merupakan faktor-faktor
unik yang turt berpengaruh terhadap efektifitas komunikasi, sebagai mana
dinyatakan oleh Simon (1977) bahwa “organisasi perlu untuk membantu manusia berkomunikasi”.
Komunikasi yang terbuka dan efektif akan merupakan aset berharga bagi
organisasi.
a. Berbagai faktor yang mempengaruhi komunikasi organisasi.
Lesikar menguraikan adanya empat faktor
yang mempengaruhi keefektifan komunikasi organisasi yaitu meliputi : Saluran
komunikasi formal. Merupakan cara komunikasi yang didukung, dan mungkin
dikendalikan oleh manajer. Contohnya adalah newsletter, memo reguler, laporan,
rapat staf, dan lain-lain. Struktur wewenang. Perbedaan status dan kekuasaan
dalam organisasi membantu menentukan siapa yang akan berkomunikasi dengan enak
kepada siapa. Selain itu, isi dan akurasi komunikasi juga dipengaruhi oleh
perbedaan wewenang. Spesialisasi pekerjaan. Biasanya akan mempermudah
komunikasi dalam kelompok yang berbeda-beda. Anggota suatu kelompok kerja
biasanya memiliki jagron, pandangan mengenai waktu, sasaran, tugas dan gaya
pribadi yang sama. Kepemilikan informasi, Setiap individu mempunyai informasi
yang unik dan pengetahuan mengenai pekerjaan mereka, yang merupakan semacam
kekuasaan bagi individu-individu yang memilikinya.
b. Komunikasi vertikal
Terdiri
dari komunikasi ke atas dan ke bawah melalui rantai organisasi. Dalam beberapa
perusahaan, tersedia saluran khusus sebagai sarana tambahan. Saluran ini banyak
dipergunakan untuk memberi tahu manajer mengenai situasi yang melibatkan
karyawan, seperti pernyataan tanpa bukti mengenai pelecehan seksual. Komunikasi
ke bawah biasanya disaring, dimodifikasi, atau dihentikan di setiap tingkat
ketika manajer memutuskan apa yang seharusnya diteruskan kepada karyawan
mereka. Sedangakn komunikasi ke atas biasanya sisaring, dipadatkan, atau diubah
oleh manajer menengah yang melihatnya sebagai bagian dari pekerjaan mereka
untuk melindungi manajer tingkat atas dari data yang tidak penting/relevan.
c. Komunikasi lateral dan informal
Komunikasi
ini pada umumnya mengikuti pola arus pekerjaan dalam sebuah organisasi, terjadi
antar anggota kelompok kerja, antara kelompok kerja, antar anggota departemen
yang berbeda, dan antara karyawan lini dan staf. Tujuan utamanya adalah
menyediakan saluran langsung untuk koordinasi dan memecahkan masalah. Dengan
cara ini, dapat dihindari prosedur yang jauh lebih lambat yaitu mengarahkan
komunikasi lewat rantai komando. Keuntungan tambahan lainnya adalah anggota
organisasi menjadi mampu untuk membentuk hubungan dengan rekan sekerja.
Komunikasi oleh Organisasi
Organisasi juga memperhatikan pesan
yang dikirimkannya kepada pihak yang berkepentingan di luar, seperti pelanggan,
pemasok, distributor, pesaing, perbankan, dan lain-lain, terutama dengan pihak
di luar negeri. Terlalu banyak komunikasi dalam hal ini dapat sama merugikannya
dengan terlalu sedikit. Tim komunikasi (pada umumnya representasikan oleh
departemen kehumasan) harus bekerja keras untuk mengatasi perbedaan dalam
peradaban maupun budaya tiap-tiap negara asal pihak-pihak yang berkepentingan
berasal.
Implikasi Manajerial
Menurut kamus besar Bahasa Indonesia, kata Implikasi berarti
akibat. Kata Implikasi sendiri dapat merujuk ke beberapa aspek yaitu salah
satunya yang dibahas saat ini adalah manajerial atau manajemen
Dalam manajemen terdapat 2 implikasi yaitu
:
1. Implikasi prosedural meliputi tata cara analisis, pilihan
representasi, perencanaan kerja dan formulasi kebijakan
2. Implikasi kebijakan meliputi sifat substantif, perkiraan ke
depan dan perumusan tindakan.
Implikasi Terhadap Sistem Komunikasi Organisasi
Teori ini memusatkan bagaimana seorang
pemimpin memotivasi orang-orang dengan tipe X dan Y sehingga mampu
berkontribusi dalam organisasi. Tipe X yang cenderung malas bekerja dan
menyukai diperintah, mungkin akan membuthkan saluran komunikasi yang formal,
dimana pemimpin menginstruksikan berbagai perintah secara formal. Berbeda
dengan tipe Y, antara pemimpin dengan bawahan akan lebih sering berkomunikasi
secara informal atau partisipatif. Hal ini dilakukan karena kedua belah pihak
sudah saling memahami dan bawahan memiliki pengalaman yang sudah baik. Motivasi
yang diberikan kepada tipe X, mungkin akan cenderung dengan oemberian hukuman
yang tegas, sehingag berbagai peraturan tertulis sebagai media komunikasi akan
sangat dibutuhkan. Sedangkan untuk tipe X, komunikasi akan sangat mempengaruhi
karena motivasi yang diberikan lebih cenderung kepada aktualisasi diri untuk
berpartisipasi dalam pengambilan keputusan atau kebijakan dalam organisasi.
Pustaka
serta Sumber Referensi :
Wursanto, Ig. 2000,
Dasar-dasar Ilmu Organisasi, Edisi Pertama, Andi,
Yogyakarta.
Rivai,
Veithzal, (2004),
Kepemimpinan dan Perilaku Organisasi. Jakarta: Rajawali Pers.
Robbins,
Stephen P, (2006),
Organizational Behaviour (tenth edition).
New
Jersey: Prentice Hall Inc. Alih bahasa: Molan,
Wexley,
anf Yukl, 1977, Organization Behavior and Personal Psycology,
Homewood, Illinois Richard Irwin.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar