Muchammad Ilham Ma'aarij
2ka18
14112746
Berkomunikasi merupakan kegiatan rutin manusia sejak
mereka dilahirkan; mulai dari tangisan sang bayi yang menyampaikan pesan berisi
kebutuhan psikologis dan fisiologisnya, sampai dengan pesan berisi kebutuhan
komplementer orang dewasa. Semuanya tidak terlepas dari proses penyampaian
dan penerimaan pesan yang disebut komunikasi. Yang menarik dari komunikasi itu
sendiri adalah keunikan dari karakter gaya komunikasi yang dimiliki setiap
individu. Kajian terhadap komunikasi organisasi merupakan hal yang
paling relevan untuk menampilkan peranan masing-masing individu dan kelompok.
Begitu juga terhadap organisasi formal sebagai usaha untuk menggambarkan
karakteristik organisasi dan melahirkan kualitas yang bersifat unik sebagai
wahana pengelompokkan manusia masing-masing memiliki kepribadian, individu dan
kelompok.
Pengertian Dan
Proses Komunikasi
Istilah
komunikasi (Bahasa Inggris : communication) mempunyai banyak arti. Menurut asal
katanya (etimologi), istilah komunikasi berasal dari bahasa Latin, yaitu
communis, yang berarti sama (common). Dari kata communis berubah menjadi kata
kerja kommunicare, yang berarti menyebarkan atau memberitahukan. Jadi menurut
asal katanya, komunikasi berarti menyebarkan atau memberitahukan informasi
kepada pihak lain guna mendapatkan pengertian yang sama.
Pendapat ahli Wexley dan Yukl
mengatakan: “ Komunikasi dapat diberikan definisi sebagai pengiriman informasi
antara dua orang atau lebih”.
Sedangkan
Mc. Farland memberi definisi sebagai berikut, Komunikasi dapat didefinisikan
sebagai interaksi atau proses hubungan saling pengertian antar manusia. Dari
beberapa definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa komunikasi adalah
suatu proses penyampaian informasi dari satu pihak kepada lain pihak untuk
mendapatkan saling pengertian. Dari definisi tersebut terkandung dua
pengertian, yaitu proses dan informasi.
Proses
Komunikasi
Proses
merupakan suatu rangkaian daripada langkah-langkah atau tahap-tahap yang harus
dilalui dalam usaha pencapaian suatu tujuan. Proses komunikasi merupakan
rangkaian dari langkah-langkah atau tahap-tahap yang harus dilalui dalam
pengiriman informasi. Komunikasi dalam
organisasi adalah kelaziman untuk mengatur hubungan antar individu, kelompok.
Dalam sebuah organisasi sangat ditentukan oleh kedudukan orang itu pada
struktur dan Hierarki dalam organisasi tersebut. Dewasa ini organisasi
menetapkan peran (roles) kepada setiap orang yang menjadi anggota agar
peran-peran itu kemudian dioperasionalkan kedalam tugas (task) dan fungsi
(function). Proses kerjasama dalam melaksanakan perubahan atau percepatan
perubahan dalam organisasi disebut “Komunikasi Organisasi”
Arti Penting
serta Peran Komunikasi dalam Organisasi
Sebagaimana
telah diutarakan bahwa komunikasi merupakan proses penyampaian informasi dari
satu pihak kepada pihak lain untuk mendapatkan saling pengertian. Yang dimaksud
dengan komunikasi dalam organisasi adalah suatu proses penyampaian informasi,
ide-ide, di antara para anggota organisasi secara timbal-balik dalam rangka
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu masalah komunikasi dalam
organisasi menyangkut dua segi, yaitu masalah komunikasi itu sendiri dan
masalah organisasi. Misalkan masalah pengambilan keputusan, masalah pelimpahan
wewenang, masalah pengawasan, masalah susunan organisasi (bagan dan struktur
organisasi), masalah metode kerja, masalah kondisi kerja para pegawai, dan lain
sebagainya. Intinya semua masalah yang timbul dalam organisasi akan segera
dapat diatasi apabila komunikasi yang berlangsung dalam organisasi akan
berjalan dengan baik apabila arus informasi dalam organisasi itu sendiri tidak
menghadapi hambatan.
Jenis Komunikasi
Manusia sebagai makhluk sosial pastilah saling
berkomunikasi antara satu manusia dengan manusia yang lainnya. Komunikasi yang
baik adalah komunikasi dua arah di mana keduanya saling memahami apa yang
sedang mereka bicarakan. Namun pada kenyataanya, tidak semua orang pandai dalam
menyampaikan apa yang dipikirkannya dengan berkomunikasi sehingga cara
berkomunikasi pun berkembang menjadi beberapa jenis.
Jenis-jenis komunikasi yang berkembang ini perlu
dipelajari dan diketahui semua pihak untuk melancarkan proses bertukar
pendapat. Selain dengan mengetahui jenis-jenis komunikasi akan mempermudah cara
penyampaian informasi dalam berkomunikasi dalam kehidupan sehari-hari.
Jenis Komunikasi Berdasarkan Media Tutur
Seperti yang sudah
disebutkan di atas, proses komunikasi bisa dilakukan dengan berbagai media
perantara. Oleh sebab itu, jenis-jenis komunikasi berdasarkan media tuturnya
tersebut dapat dibagi menjadi :
· Komunikasi Lisan
Komunikasi lisan secara
langsung adalah komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang saling
bertatap muka secara langsung dan tidak ada jarak atau peralatan yang membatasi
mereka. Komunikasi lisan ini terjadi pada saat dua orang atau lebih saling
berbicara/berdialog, pada saat wawancara, rapat, berpidato.
Komunikasi lisan yang
tidak langsung adalah komunikasi yang dilakukan dengan perantaraan alat seperti
telepon, handphone, VoIP dan lain sebagainya karena adanya jarak
antara si pembicara dengan lawan bicara.
· Komunikasi Tulisan
Komunikasi tulisan
adalah komunikasi yang dilakukan dengan perantaraan tulisan tanpa adanya
pembicaraan secara langsung dengan menggunakan bahasa yang singkat, jelas dan
dapat dimengerti oleh penerima. Komunikasi tulisan dapat berupa surat-menyurat,
sms, e-mail dan lain sebagainya.
Komunikasi tulisan juga
dapat melalui naskah-naskah yang menyampaikan informasi untuk masyarakat umum
dengan isi naskah yang kompleks dan lengkap seperti surat kabar, majalah,
buku-buku. Gambar dan foto pun dapat menyampaikan suatu komunikasi secara
tulisan namun tanpa kata-kata. Begitu pula dengan spanduk, iklan dan lain
sebagainya.
Yang perlu diperhatikan
dalam melakukan komunikasi adalah sifat dari jenis-jenis komunikasi itu
sendiri.
Jenis Komunikasi
Berdasarkan Sifatnya
Selain membedakan jenis
komunikasi berdasarkan media tuturnya, kita juga bisa membedakan jenis
komunikasi berdasarkan sifatnya. Yang dimaksud sifat di sini adalah tingkat
keaktifan penutur pada saat melakukan proses komunikasi dengan lwan tuturnya.
Berikut adalah jenis komunikasi dilihat secara sifatnya :
· Komunikasi Agresif
Komunikasi agresif
adalah komunikasi yang lebih didominasi oleh satu pihak, sedangkan pihak yang
lainnya hanya sebagai pendengar/pasif. Komunikasi agresif ini biasanya bersifat
mengendalikan lawan bicaranya.
Ciri-ciri komunikasi agresif adalah:
1.
Lebih menekankan pada
kemauan/kehendaknya sendiri.
2.
Bernada keras dan
bermusuhan
3.
Menginterupsi
pembicaraan lawan bicaranya.
4.
Menggunakan kata-kata
yang memojokkan lawan bicara
5.
Berargumentasi dengan
berbagai cara agar apa yang dikemukakannya menang.
· Komunikasi Pasif
Komunikasi pasif
merupakan lawan dari komunikasi agresif. Pelaku komunikasi pasif biasanya
membiarkan dirinya menjadi pendengar dan tidak mampu mempertahankan pendapatnya
sendiri secara langsung.
Ciri-ciri komunikasi pasif:
1.
Lebih banyak mendengar
dan tidak mengungkapkan apa keinginan atau pikirannya.
2.
Mengikuti kata-kata atau
kemauan orang lain yang menjadi lawan bicaranya untuk menghindari konflik atau
keributan.
3.
Minta maaf berlebihan.
4.
Tidak biasa mengambil
keputusan.
5.
Tidak tahu apa yang
sebenarnya diinginkannya.
· Komunikasi Asertif
Komunikasi asertif
adalah komunikasi dua arah, bersikap terbuka dan saling menghargai. Komunikasi
secara asertif ini tidak mementingkan dirinya sendiri namun memperhatikan pula
apa yang dibicarakan lawan bicaranya sehingga tercipta komunikasi yang saling menjaga
perasaan.
Ciri-ciri komunikasi asertif:
1. Saling terbuka dan jujur terhadap pendapat diri
sendiri dan orang lain.
2. Mendengarkan dan memahami pendapat orang lain.
3. Mencari solusi dan keputusan secara
bersama-sama.
4. Menghargai pendapat orang lain dan juga diri
sendiri. Walau timbul konflik, komunikasi ini akan mencari solusi untuk
menyelesaikan konflik tersebut.
Komunikasi
Efektif
Seperti darah, bagi suatu organisasi komunikasi
yang efektif sangat penting, dan miskomunikasi akan memberi kontribusi yang
dapat disamakan dengan rusaknya sistem peredaran darah dalam lebih dari satu
sistem organisasi. Sesuatu yang nampaknya sederhana, seperti lokasi fisik
tempat bekerja ternyata mampu memberikan pengaruh yang sangat besar terhadap
proses keberhasilan komunikasi. Tanpa komunikasi yang efektif diantara berbagai
pihak yang terlibat didalamnya, pola hubungan dalam suatu organisasi tidak akan
mampu melayani kebutuhan berbagai pihak dengan baik. Komunikasi yang efektif
penting bagi para manajer karena tiga alasan utama. Pertama, komunikasi
menyediakan saluran umum untuk proses manajemen, yaitu merencanakan,
mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan. Manajer mengembangkan rencana
lewat komunikasi dengan orang lain dalam organisasi dan mengorganisasikan untuk
melaksanakan rencana tadi dengan berdialog dengan para karyawannya mengenai
cara terbaik untuk mendistribusikan wewenang dan desain pekerjaan. Manajer
mengetahui bahwa kebijakan yang menimbulkan motivasi, kepemimpinan, dan
mengelompokan serta membentuk tim diaktifkan lewat pertukaran informasi secara
teratur. Kedua, ketrampilan komunikasi yang efektif dapat membuat manajer
menggunakan berbagai bakat yang tersedia dalam dunia multibudaya dari
organisasi. Globalisasi bisnis pasti menempatkan tantangan bagi kemampuan
berkomunikasi manajer. Ketika manajer mempunyai kebiasaaan dan ekspresi serta
arti yang mungkin tampak amat asing, mereka mungkin tergoda untuk mengelak dan
menghindar untuk mencoba berkomunikasi. Itu kemungkinan merupakan peluang yang
hilang. Komunikasi, seperti aktifitas intelektual lain, dapat diasah dengan
menghadapi keadaan yang baru dan menantang. Organisasi dapat merupakan wahana
yang tepat untuk mempelajari hal itu. Ketiga, ternyata manajer menghabiskan
banyak waktunya untuk berkomunikasi. Jarang sekali kita menjumpai manajer
sendirian dimejanya berpikir, membuat rencana, atau mempertimbangkan berbagai
alternatif. Kenyataannya, waktu manajerial banyak dihabiskan dalam komunikasi
bertatap muka, elektronik, atau lewat telepon dengan karyawan, supervisor,
pemasok, atau pelanggan.
Komunikasi
dalam Organisasi
Keseluruhan faktor yang telah dibahas dalam
hubungan dengan komunikasi antar pribadi juga berlaku untuk komunikasi dalam
organisasi, yang juga mencakup penyampaian pesan secara akurat dari satu orang
kepada satu atau lebih orang lain. Selain faktor-faktor tersebut, struktur,
wewenang, desain pekerjaan organisasi, dan lain-lain merupakan faktor-faktor
unik yang turt berpengaruh terhadap efektifitas komunikasi, sebagai mana
dinyatakan oleh Simon (1977) bahwa “organisasi perlu untuk membantu manusia
berkomunikasi”. Komunikasi yang terbuka dan efektif akan merupakan aset
berharga bagi organisasi.
a.
Berbagai faktor yang mempengaruhi komunikasi organisasi.
Lesikar
menguraikan adanya empat faktor yang mempengaruhi keefektifan komunikasi
organisasi yaitu meliputi : Saluran komunikasi formal. Merupakan cara
komunikasi yang didukung, dan mungkin dikendalikan oleh manajer. Contohnya
adalah newsletter, memo reguler, laporan, rapat staf, dan lain-lain. Struktur
wewenang. Perbedaan status dan kekuasaan dalam organisasi membantu menentukan
siapa yang akan berkomunikasi dengan enak kepada siapa. Selain itu, isi dan
akurasi komunikasi juga dipengaruhi oleh perbedaan wewenang. Spesialisasi
pekerjaan. Biasanya akan mempermudah komunikasi dalam kelompok yang
berbeda-beda. Anggota suatu kelompok kerja biasanya memiliki jagron, pandangan
mengenai waktu, sasaran, tugas dan gaya pribadi yang sama. Kepemilikan
informasi, Setiap individu mempunyai informasi yang unik dan pengetahuan
mengenai pekerjaan mereka, yang merupakan semacam kekuasaan bagi
individu-individu yang memilikinya.
b.
Komunikasi vertikal
Terdiri
dari komunikasi ke atas dan ke bawah melalui rantai organisasi. Dalam beberapa
perusahaan, tersedia saluran khusus sebagai sarana tambahan. Saluran ini banyak
dipergunakan untuk memberi tahu manajer mengenai situasi yang melibatkan
karyawan, seperti pernyataan tanpa bukti mengenai pelecehan seksual. Komunikasi
ke bawah biasanya disaring, dimodifikasi, atau dihentikan di setiap tingkat
ketika manajer memutuskan apa yang seharusnya diteruskan kepada karyawan
mereka. Sedangakn komunikasi ke atas biasanya sisaring, dipadatkan, atau diubah
oleh manajer menengah yang melihatnya sebagai bagian dari pekerjaan mereka untuk
melindungi manajer tingkat atas dari data yang tidak penting/relevan.
c.
Komunikasi lateral dan informal
Komunikasi
ini pada umumnya mengikuti pola arus pekerjaan dalam sebuah organisasi, terjadi
antar anggota kelompok kerja, antara kelompok kerja, antar anggota departemen
yang berbeda, dan antara karyawan lini dan staf. Tujuan utamanya adalah
menyediakan saluran langsung untuk koordinasi dan memecahkan masalah. Dengan
cara ini, dapat dihindari prosedur yang jauh lebih lambat yaitu mengarahkan
komunikasi lewat rantai komando. Keuntungan tambahan lainnya adalah anggota
organisasi menjadi mampu untuk membentuk hubungan dengan rekan sekerja.
Komunikasi
oleh Organisasi
Organisasi
juga memperhatikan pesan yang dikirimkannya kepada pihak yang berkepentingan di
luar, seperti pelanggan, pemasok, distributor, pesaing, perbankan, dan
lain-lain, terutama dengan pihak di luar negeri. Terlalu banyak komunikasi
dalam hal ini dapat sama merugikannya dengan terlalu sedikit. Tim komunikasi
(pada umumnya representasikan oleh departemen kehumasan) harus bekerja keras
untuk mengatasi perbedaan dalam peradaban maupun budaya tiap-tiap negara asal
pihak-pihak yang berkepentingan berasal.
Implikasi
Manajerial
Menurut kamus besar Bahasa Indonesia, kata
Implikasi berarti akibat. Kata Implikasi sendiri dapat merujuk ke beberapa
aspek yaitu salah satunya yang dibahas saat ini adalah manajerial atau
manajemen
Dalam manajemen terdapat 2 implikasi yaitu :
1. Implikasi prosedural
meliputi tata cara analisis, pilihan representasi, perencanaan kerja dan formulasi kebijakan
2. Implikasi kebijakan
meliputi sifat substantif, perkiraan ke depan dan perumusan tindakan.
Implikasi Terhadap
Sistem Komunikasi Organisasi
Teori ini memusatkan bagaimana seorang pemimpin
memotivasi orang-orang dengan tipe X dan Y sehingga mampu berkontribusi dalam
organisasi. Tipe X yang cenderung malas bekerja dan menyukai diperintah,
mungkin akan membuthkan saluran komunikasi yang formal, dimana pemimpin
menginstruksikan berbagai perintah secara formal. Berbeda dengan tipe Y, antara
pemimpin dengan bawahan akan lebih sering berkomunikasi secara informal atau
partisipatif. Hal ini dilakukan karena kedua belah pihak sudah saling memahami
dan bawahan memiliki pengalaman yang sudah baik. Motivasi yang diberikan kepada
tipe X, mungkin akan cenderung dengan oemberian hukuman yang tegas, sehingag
berbagai peraturan tertulis sebagai media komunikasi akan sangat dibutuhkan.
Sedangkan untuk tipe X, komunikasi akan sangat mempengaruhi karena motivasi
yang diberikan lebih cenderung kepada aktualisasi diri untuk berpartisipasi
dalam pengambilan keputusan atau kebijakan dalam organisasi.
Pustaka serta Sumber Referensi :
Wursanto, Ig. 2000,
Dasar-dasar Ilmu Organisasi, Edisi Pertama, Andi, Yogyakarta.
Rivai, Veithzal, (2004),
Kepemimpinan dan
Perilaku Organisasi. Jakarta: Rajawali Pers.
Robbins, Stephen P, (2006),
Organizational Behaviour
(tenth edition).
New Jersey: Prentice Hall Inc. Alih bahasa: Molan,
Wexley, anf Yukl, 1977, Organization
Behavior and Personal Psycology,
Homewood, Illinois
Richard Irwin.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar